Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité informe les hôteliers que la République Togolaise, met à leur disposition l’application < HotelierTG>. Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par la République Togolaise, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent l’utilisateur dès leur mise en ligne. Il convient par conséquent que l’utilisateur consulte régulièrement la présente politique de confidentialité afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.

L’application HotelierTG s’inscrit dans le cadre de la digitalisation des services publics au Togo et dans les soucis de répondre au souhait de la majorité des associations hôtelières quant à la facilitation de la transmission des données. Cette application n’a aucun caractère obligatoire, son utilisation s’effectue sur la base du volontariat.

Cette application permet à ses utilisateurs :

D’enregistrer leurs clients et de déclarer leur départ ;
D’enregistrer leurs statistiques mensuelles ;
De gérer (pour un administrateur) les comptes agents créés
De voir les informations concernant l’établissement

Dans le cadre de l’utilisation de l’application, les termes « établissement d’hébergement » désignent un hôtel ou une auberge

1. Finalités des traitements

Les données des voyageurs sont envoyées :

Au Ministère en charge de la sécurité pour à terme remplacer la fiche de Police manuelle que les établissements d’hébergement avaient l’habitude de remplir et de faire parvenir à la Police ;
Au Ministère de la Culture et du Tourisme pour soutenir la Politique nationale touristique.

Les statistiques mensuelles ne sont partagées qu’avec le Ministère de la Culture et du Tourisme.

2. Données collectées

2.1. Utilisation de l’application

L’application requiert le consentement de l’utilisateur à l’utilisation de la caméra ou à l’accès des fichiers image et PDF de son téléphone mobile, dès lors que l’utilisateur souhaite uploader la pièce d’identité d’un client.

Ce consentement se matérialise lorsque l’utilisateur souhaite utiliser pour la première fois la fonctionnalité d’uploade de la pièce d’identité en affichant une boite de dialogue demandant l’autorisation de < prendre des photos ou des vidéos>.

Les données des clients séjournant dans l’établissement sont stockées sur le téléphone, pour une utilisation hors ligne. Elles sont supprimées :

Au départ du client ;
A la désinstallation de l’application.

2.2. Informations sur un client

Lors de la déclaration d’un client, les informations suivantes sont demandées :

Son nom ;
Son prénom ;
Sa date de naissance ;
Son lieu de naissance ;
Sa nationalité ;
Sa profession ;
Son adresse mail ;
Son domicile habituel (adresse de résidence) ;
Le motif de son voyage ;
Le pays de provenance ;
Le pays de destination ;
La date d’arrivée dans l’hôtel ;
La date de départ prévue de l’hôtel ;
Le type de pièce d’identité fourni ;
Le numéro de la pièce d’identité ;
La date de délivrance de la pièce d’identité ;
Le lieu de délivrance de la pièce d’identité ;
La pièce d’identité sous format PDF ou image ;
Le numéro de sa chambre ;
Le prix de la chambre ;
La personne à prévenir et
Le contact de la personne à prévenir

En déclarant le départ d’un client, uniquement la date de départ réelle est demandée

2.3. Informations sur les statistiques mensuelles

Lors de la déclaration des statistiques mensuelles, les informations suivantes sont demandées :

Le mois ;
L’année ;
La capacité en lits ;
La capacité en chambres ;
Le nombre de chambres vendues ;
Les recettes des chambres ;
Les recettes des restaurants ;
Les recettes en boissons ;
Le nombre d’arrivées mensuelles ;
Les nombre de nuitées mensuelles ;
D’autres recettes ;
Les effectifs des hommes en plein temps ;
Les effectifs des hommes en temps partiel ;
Les effectifs des femmes en plein temps ;
Les effectifs des femmes en temps partiel ;
Le salaire minimum ;
Le salaire maximum ;
La masse salariale mensuelle ;
Le chiffre d’affaires mensuelle ;
La taxe mensuelle versée à l’OTR ;
La taxe communale mensuelle ;
L’investissement globale ;
L’investissement mensuel ;
Les dépenses mensuelles en électricité ;
Les dépenses mensuelles en eau et
D’autres dépenses.

3. Bases légales des traitements

L’activité statistique au Togo est régie par la loi N°2011-014 du 03 juin 2011. Le Ministère de la culture et du tourisme fait partie du système statistique du Togo. A ce titre il doit collecter des données auprès des établissements touristiques pour appuyer la politique touristique et renseigner sur la plan national la part du tourisme dans le PIB et la part du tourisme dans l’économie dans l’espace UEMOA, CEDEAO et l’Organisation Mondiale du Tourisme.

Les informations recueillies seront strictement exploitées de façon confidentielle conformément aux articles 8 et 9 de la loi statistique N°2011-014 du 03 juin 2011 au Togo, interdisant la divulgation des informations individuelles collectées.

Le traitement est également basé sur les bonnes pratiques de confidentialité et de sécurité des données conformément aux dispositions de la loi N°2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données personnelles en République togolaise, sur les textes réglementant les établissements d’hébergement touristiques au Togo, la loi sur la sécurité intérieure et plus précisément les textes définissant les missions de la police en matière de contrôle d’hôtels et sites d’hébergements.

4. Destinataires des données

Le Ministère en charge de la sécurité et le Ministère de la Culture et du Tourisme

5. Durée de conservation

Les données sur les clients ne peuvent être modifier qu’au plus 24h après la date d’enregistrement. Elles ne peuvent pas être supprimées.

6. Exercer vos droits

Si vous estimez que le traitement n’est pas conforme aux règles de protection des données, veuillez adresser un courrier : community@digital.gouv.tg